POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Asociación Colombiana de Psiquiatría

Asociación Colombiana de Psiquiatría, identificado con número de identificación 860.016-790 ubicado en la ciudad de Bogotá D.C., en su condición de responsable del Tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores, y empleados de los cuales maneja Tratamiento de datos personales, garantiza el debido tratamiento de estos, conforme con lo establecido en la ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013, decreto 886 de 2014 y decreto 1074 de 2015. Asociación Colombiana de Psiquiatría presenta el siguiente documento que contiene la política para el Tratamiento y protección de los datos personales que involucren Tratamiento de información personal en el ámbito nacional.

TITULO I

1.  Objetivos y ámbito de aplicación.

El presente documento busca establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, y procesamiento de datos personales, así como el establecimiento de las responsabilidades que Asociación Colombiana de Psiquiatría tiene en el manejo y Tratamiento de los datos personales que reposan en su base de datos.

Los datos De los titulares que ejerciendo cualquier actividad laboral y/o comercial, ya sean permanentes u ocasionales, serán objeto de protección teniendo en cuenta la presente política, siempre y cuando hayan suministrado cualquier tipo de información personal a Asociación Colombiana de Psiquiatría quien será el Responsable de dicha información y a su vez quien dará a conocer al Titular que tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, y/o revocar la autorización para el Tratamiento de sus datos personales

El presente documento se aplica al tratamiento de datos que se recojan en este sitio web

 

2.  Definiciones:

A.  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de datos personales.

B.  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

C. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

D. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

E.  Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

F.  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

G. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/ o el Tratamiento de los datos.

H. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

I.    Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

J.  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

3.  Principios

Asociación Colombiana de Psiquiatría aplicará y respetará los siguientes principios en los procesos de recolección, almacenamiento, seguridad, privacidad y uso de los datos personales.

A.  Principio de legalidad:  En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

B.  Principio de libertad:  El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

C. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Asociación Colombiana de Psiquiatría, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

D. Principio de veracidad  o calidad:  La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

E. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Asociación Colombiana de Psiquiatría, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

F.  Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Asociación Colombiana de Psiquiatría será de medio.

G. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Asociación Colombiana de Psiquiatría, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la

Adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

H. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

TITULO II

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

DERECHOS DEL TITULAR: El Titular de los datos personales tiene derecho a:

a) Conocer,  actualizar  y  rectificar  sus  datos  personales  frente  a  Asociación Colombiana de Psiquiatría, como ente Responsable del Tratamiento.

b)  Solicitar prueba de autorización otorgada a Asociación Colombiana de Psiquiatría, salvo en casos exceptuados para el Tratamiento.

c)  Ser previamente informado sobre el uso que se le dará a sus datos personales.

d)  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones sobre datos personales según la ley 1581 de 2012.

e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o Encargado.

f)   Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La información solicitada por Titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera en Titular. Asociación Colombiana de Psiquiatría, deberá poner a disposición del Titular de la información mecanismos gratuitos y de fácil acceso para acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y a su vez para solicitar supresión de datos o la revocatoria de la autorización.

4.  Autorización.

Asociación Colombiana de Psiquiatría en su condición de responsable del tratamiento de datos requerirá autorización del titular de forma previa, expresa e informada para los procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales.

Esta autorización podrá constar en un documento físico, digital (vía correo electrónico), o en cualquier formato que permita realizar una consulta posterior.

5.  Deberes  de Asociación Colombiana de Psiquiatría como  responsable del  tratamiento  de datos

A.  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

B.  Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

C. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

E.  Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

F.  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

H. Suministrar  al  Encargado  del  Tratamiento,  según  el  caso,  únicamente  datos  cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

I.    Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

J.  Tramitar las consultas y reclamos formulados.

K.  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

L.  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

M. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

N. Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013

6.  Procedimientos de Consultas, modificaciones y reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal de Asociación Colombiana de Psiquiatría, la consulta, rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Consultas:

Los Titulares podrán consultar y modificar la información personal que repose en la base de datos de Asociación Colombiana de Psiquiatría. El Responsable del Tratamiento deberá suministrar al titular toda la información que le solicite, previa acreditación de la identidad. La consulta se podrá formular vía correo electrónico:  direccionadministrativa@psiquiatria.org.co. Esta consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá

su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida Asociación Colombiana de Psiquiatría, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

TITULO III

UTILIZACIÓN DATOS PERSONALES

Datos personales de nuestros clientes:

a)  Cumplir con las obligaciones contraídas por Asociación Colombiana de Psiquiatría y sus clientes.

b)  El fortalecimiento de las relaciones comerciales entre ambos. c)  La determinación de obligaciones pendientes.

d)  Facilitar la interacción entre el responsable del tratamiento de datos personales y el titular se ha diseñado el Manual de Tratamiento de Datos para clientes.

Datos personales de nuestros Empleados:

a)  Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

b)  Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Asociación Colombiana de Psiquiatría, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

c)  Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

d)  Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

e)  Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

f)   Planificar actividades empresariales.

g)  Facilitar la interacción entre el responsable del tratamiento de datos personales y el titular se ha diseñado el Manual de Tratamiento de Datos para empleados.

7.  Medidas de Seguridad.

Asociación Colombiana de Psiquiatría adoptará protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

A.  Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

B. Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.

C. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

D. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

E. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.

8.  Vigencia De La Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 16 de enero de 2018

Asociación Colombiana de Psiquiatría. efectuará el tratamiento de los datos personales de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes Asociación Colombiana de Psiquiatría se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso para lo cual simplemente notificará a sus clientes, usuarios, y demás titulares mencionados en esta Política, actualizando el contenido  https://website.psiquiatria.org.co/